Materiaalipankki

Vapaaehtoisten organisointi

Rekrytointijärjestelmä

Vapaaehtoisten rekrytoimiseen ja heidän motivaationsa ylläpitämiseen sekä jaksamisen seurantaan on hyvä kehittää jonkinlainen systeemi. Jos porukka on pieni, riittää kun pitää silmänsä auki ja on riittävästi kontaktissa. Mutta vähänkin isomman väkimäärän hallitsemiseen täytyy luoda järjestelmä. Seuraavaksi annan muutamia vinkkejä ja kokemuksia asian järjestämiseksi. Mikään ei kuitenkaan estä luomasta omia, parempia järjestelmiä.

a) Vapaaehtoistiimit / organisointi

Kuten olen jo aiemmin todennut, kukaan ei pysty johtamaan yli 15 henkilöä suoraan. Tarvitaan väliportaan esimiehiä. Vapaaehtoisten kanssa tämä on helppo toteuttaa perustamalla eri tehtäviin tai osa-alueille tiimejä, joilla on omat johtajansa. Tällöin työntekijän toiminta helpottuu merkittävästi, kun osan johtajan tehtävästä voi uskoa vapaaehtoisjohtajalle. Organisointi helpottaa myös rekrytointia, sillä periaatteessa vastuu tiimin kokoamisesta kuuluu tiimin vetäjälle. Useimmissa tapauksissa hän tarvitsee rekrytointiin kuitenkin apua työntekijältä.

Tiimejä perustettaessa on hyvä huomioida muutamia yksityiskohtia, ettei tule ongelmia. Ensinnäkin tiimin vetäjän valtuutus pitää olla hyvin selkeä. Jos johtaja ei ymmärrä, että hän todella on vastuussa laumastaan, hän ei uskalla tai osaa huolehtia sen jäsenistä riittävästi. Siksi tiimien vetäjät kannattaa asettaa virkaansa näkyvästi esimerkiksi siunaamalla heidät jumalanpalveluksessa. Toisekseen tiimien johtajia ei saa jättää yksin, vaan heihin on oltava säännöllisesti yhteydessä. Heidän jaksamisensa on työntekijän vastuulla. Kolmanneksi tiimin koon pitää olla sellainen, että vapaaehtoinen voi sitä johtaa. Käytännössä maksimikoko lienee kymmenen paikkeilla. Mikäli halukkaita olisi tulossa enemmänkin, kannattaa perustaa kaksi tiimiä.

Olen joutunut jonkin verran joutunut pohtimaan, kannattaako tiimejä perustaa osa-alueittain vai tehtäväkohtaisesti. Osa-alueella tarkoitan jotakin isoa kokonaisuutta, kuten esimerkiksi evankelioiminen tai rukous. Tehtävillä tarkoitan jotakin pienempää tehtäväkokonaisuutta kuten vaikkapa tarjoilujen järjestämistä. Isoissa vastuualueissa on etuina mm. se, että seurakuntalaiset pääsevät oikeasti vaikuttamaan toimintalinjauksiin. Toisaalta olen huomannut, että monien seurakuntalaisten on vaikea hahmottaa isoja kokonaisuuksia ja niihin sitoutuminen on vaikeaa. On helpompaa ajatella tehtäväkseen kahvinkeitto kaksi kertaa kaudessa kuin rukoustoiminnan kehittäminen koko seurakunnassa. Kannattaa siis miettiä, kuinka laajan ja abstraktin vastuualueen vapaaehtoisista koostuva joukkue pystyy hallitsemaan.

Kun tiimi on perustettu ja sille on valittu johtaja, pitää uskaltaa päästää irti. Toimivassa yhteisössä valta ja tekeminen ovat mahdollisimman lähellä toisiaan. Siksi on tarpeen, että tiimille ja sen vetäjälle annetaan paljon päätösvaltaa sen suhteen, miten he toimintansa junailevat. Mikään ei ole turhauttavampaa kuin se, että pastori koko ajan puuttuu tiimin tekemisiin. Se viestittää luottamuspulasta, joka laskee ajanoloon vapaaehtoisten motivaatiota. Tietenkin silloin on puututtava, jos tiimi toimii vastoin yhteistä näkyä tai ei tee hommiaan.

b) Työsopimus

Harva suostuu nykyaikana töihin ilman työsopimusta. Kuitenkin vapaaehtoistoiminnassa kunnollinen sopimus lienee enemmän poikkeus kuin sääntö. Sopimuksettomassa tilassa työskentely on kuitenkin vaarallinen tilanne sekä vapaaehtoiselle että seurakunnalle. Siksi suosittelen, että ainakin keskeisten vapaaehtoisten kanssa kannattaa tehdä kirjallinen sopimus, jossa määritellään selkeästi se, mitä tehtävä pitää ja mitä se ei pidä sisällään. Muuten ei voi koskaan olla varmoja onko työ tehty vai ei. Pitemmän päälle tällainen tilanne on hyvin epämotivoiva. Itse olen tehnyt työsopimukset johtavien vastuunkantajien kanssa sekä kehottanut heitä tekemään vastaavan sopimuksen omien ”alaistensa” kanssa. Sopimuksen käyttöönotto on selkiyttänyt rooleja sekä antanut hyvän syyn keskustella säännöllisesti tehtävään liittyvistä asioista.

c) Rekisteri

Vapaaehtoisista, yhteystiedoista, lahjoista, tehtävistä ja kiinnostuksen kohteista on hyvä pitää kirjaa. Itse ainakin unohdan helposti, kuka teki mitäkin ja kuinka paljon. Unohtelun seurauksena saatan ”nakittaa” samaa henkilöä liikaa ja samalla unohtaa muut potentiaaliset tyypit. Kun kaikki on listattu, on helppo seurata, ettei kenellekään tule liikaa työtä ja että kaikki halukkaat saavat sopivaa puuhaa.

Tällaisia listoja luodessa on kuitenkin pidettävä mielessä lainsäädännön luomat rajoitukset. Keskeisin rajoitus on, ettei kenestäkään saa listata tietoa ilman kyseisen henkilön omaa suostumusta. Yleensä aktiiviseurakuntalaiset antavat mielellään luvan tällaisen arkiston ylläpitoon, sillä se hyödyttää eniten heitä itseään.

Nykytekniikka mahdollistaa tehokkaan ja kohdennetun yhteydenpidon seurakuntalaisiin. Eräs mahdollisuus on käyttää lähinnä liike-elämän palvelukseen kehitettyjä asiakkuuden hallintajärjestelmiä seurakunnan vapaaehtoisten rekrytoimiseen ja huolenpitoon. Aktiiviseurakuntalaisista voi heidän luvallaan tallentaa edellä lueteltuja tietoja.

Kun tiedot ovat sähköisessä muodossa, voidaan esimerkiksi sähköpostirekrytointia kohdistaa juuri niille henkilöille, jotka ovat ko. projektista kiinnostuneita. Niinpä parisuhdetoiminnasta ei mene tietoa sinkuille tai uuteen projektiin ei haalita niitä, joilla on jo kädet täynnä työtä jossain muussa hankkeessa. Kohdistettu viestintä menee myös paremmin perille.

Asiakasrekisterin kokoaminen voidaan tehdä monella tavalla. Luontevaa on vaikkapa messussa kierrättää yhteystietolistaa ja ottaa sitten henkilökohtaisesti yhteyttä ilmoittautuneisiin esimerkiksi puhelimitse. Puhelun yhteydessä voi sitten luvan kanssa kysellä tarvittavia lisätietoja kyseisestä henkilöstä. Jonkun mielestä tällainen perään soittaminen voi olla tungettelevaakin, mutta useimmat ja oikeastaan kaikki ovat siitä lähinnä iloisesti yllättyneitä. Heistä on hämmästyttävää, että seurakunta on heistä niin kiinnostunut. Mikäli puhelujen organisointi on vaikeaa, on sähköpostin lähettäminenkin tyhjää parempi vaihtoehto.

d) Verkko

Tampereen seurakunnilla on jo usean vuoden ajan ollut diakoniatyössä käytössä ns. Suurella Sydämellä –rekrytointijärjestelmä verkossa, joka on sittemmin levinnyt useisiin muihinkin kaupunkeihin. Toiminnan idea on, että lyhyen kurssin kautta kaikki vapaaehtoistyöstä kiinnostuneet saavat tunnukset, joilla he voivat ilmoittautua verkkosivuilla esiteltyihin vapaaehtoistehtäviin. Järjestelmä tuo valtavasti joustavuutta vapaaehtoisten rekrytointiin, sillä kukin voi tulla mukaan silloin kun itselle parhaiten sopii.

Nykyisin nettisivujen tekeminen on sen verran helppoa, että periaatteessa Suurella sydämellä –ideaa voi muutettavat muuttaen käyttää kuka tahansa oman yhteisön sisäiseen rekrytointiin. Avoimet vapaaehtoistehtävät siis näkyville nettiin!

e) Henkilökohtainen kutsu

Kaikista nykytekniikan luomista mahdollisuuksista huolimatta henkilökohtainen kutsu on edelleen paras rekrytointikanava. Monen nuoren aikuisenkin on vaikea tuppautua tehtäviin vaikka periaatteellista kiinnostusta olisi. Mutta heti kun joku pyytää henkilökohtaisesti, on paljon luontevampaa tulla mukaan.

f) Lupa epäonnistua tai vaihtaa tehtävää

Syyllisyys on väärä motiivi palvella seurakunnassa. Silti monet vapaaehtoiset puurtavat tehtävissä, jotka eivät istu heille tai joiden tekemisestä on ilo hävinnyt jo kauan sitten. Syy moiseen on syyllisyydensekainen velvollisuudentunne, joka estää myöntämästä itselleen ja muille totuutta. Kuitenkin tehtävän vaihtaminen tai sapattivapaan pitäminen olisi tällaisessa tapauksessa parasta sekä henkilölle itselleen että myös seurakunnalle. Seurakunnan olisi hyvä ylläpitää ilmapiiriä, jossa tehtävän vaihtaminen tai keskeyttäminen on sallittua. Sitä paitsi yrittämisen ja erehtymisen metodi on ylipäätään paras tapa löytää omat lahjansa.

Kirjoittaja: Timo Pöyhönen

To be continued: Vapaaehtoisten valmennus

Joulutalo kutsuu kotiin – Case Majakkayhteisö
16 joulukuu, 2016 /
Yhteisövalmennusviikonlopussa annettiin annettiin ideoida ulospäin suuntautuva projekti. Syntyi idea Joulutal
Read More0